目次
概要
- 本記事では、バクラク電子帳簿保存を利用した電子帳簿保存法対応の業務の流れを解説しております。
- バクラク電子帳簿保存の実際の操作方法の概要に関してはこちらで解説しております。併せてご確認ください。
体制の例
業務フローの例
体制問わず、運用の大枠の流れは以下になります
- 書類の受領or発行（もしくは書類のスキャン）
- 書類アップロード
- 入力処理（タイムスタンプ付与）
- 書類確認
運用体制の例は、大きく分けて2つのパターンがございます。自社にあった運用を実施ください。
■集約型の業務フロー例
■全従業員型の業務フロー例
電子取引の業務フロー例
タイムスタンプ付与までの業務
電子帳簿保存法対応する必要のある書類を受領/発行後、書類のアップロード・入力を行ってください。
入力が完了し、書類のステータスが入力済みに変更されるとタイムスタンプ付与が開始されます。
業務設計ポイント
- 書類が「電子取引」に該当するのか、「スキャナ保存」に該当するのかのルールを整備しておくことを推奨いたします。
詳細は「【共通】スキャナ保存要件がNGになった場合はどうしたらいいですか？」をご確認ください。 - 入力作業は、書類アップロード後、可能な限り速やかに実施することをルールとしていただくことを推奨いたします。
集約型(入力〜タイムスタンプ付与を特定担当者に集約する場合)
- 集約型運用の場合、書類を受け取った方にて「書類のアップロードまで行うか、行わないか」をご検討ください。
- 「どこまで対応してもらうか」により、受け渡しに際したお役立ち機能の使い方が変わります。
書類の受け渡し方法
- 書類の受け渡しを行い、受け取った方は書類アップロードへ進みます。
- 書類の受け渡しは、バクラク電子帳簿保存の機能をお使いいただくと便利です。
機能利用のポイント
【業務例】 「現場担当者にアップロードまではしてほしくない。経理担当者が電子取引のファイルを回収して取り込む（アップロード）するものの選定を行い、入力処理を行いたい。」
書類を受領/発行した方から回収を行う場合、以下のようにメール受取機能をご活用いただくと、書類の受け渡しがスムーズになります。
＝活用例＝- メール受取機能を使い、メールアドレスを発行
- 書類を受け取った方（現場担当者）は、発行されたメールアドレスへ書類の添付されたメールを転送もしくは書類を添付して送付する。
※もしくはメールの宛先に常にバクラクのアドレスを含めておく - 書類を取り込み（経理担当者）される方は、定期的にバクラクの受信メール一覧を確認し、取り込む必要のある書類の取り込みを行う
【業務例】
「バクラクアカウントを持っていない現場担当者に、アップロードまで済ませておいてほしい。アップロード済みのファイルの入力処理を経理担当者で行いたい。」書類を受領/発行した方がアップロードまで済ませておき、入力の作業以降を別の方にお願いする場合は、URL受取機能を活用し、バクラクで発行したURLから書類をアップロードいただくことで、バクラクアカウントを保有していなくても書類をアップロードいただくことが可能です。
＝活用例＝- URL受取機能を使い、URLを発行
- 書類を受け取った方（現場担当者）は、発行されたURLへアクセスし、書類をアップロードする
- アップロードされた書類を入力処理される方（経理担当者）が入力する
【業務例】 「現場担当者にアップロードまで済ませておいてもらい、必要なときだけバクラク電子帳簿保存にアクセスして、アップロード済みのファイルの入力処理を経理担当者で行いたい。」
通知機能をお使いいただくことで、担当者にご自身が指定された書類がアップロードされた際などに通知を受け取ることが可能です。
＝活用例＝- 書類アップロード時に担当者欄に通知を飛ばしたい方（経理担当の方）を設定
- 書類がアップロードされたことが担当者欄に記載された方にメール通知される
- 入力処理をする方（経理担当の方）は通知が届いた際に入力作業を行う
【業務例】
「受領/発行した書類ファイルが1つのファイルで、複数の取引書類がまとめられてしまっているため、分割してアップロードしたい。」- 複数の取引書類が1つのファイルにまとめられている場合、ページ指定分割アップロード機能をご利用いただくと取り込み時に分割するだけで済みます。
【業務例】 「経理担当者が入力処理を済ませた書類は、経理担当者以外では編集やゴミ箱に移動できないようにしたい。」
- ロック機能をお使いくと、ロック権限の方以外は、ロックされた書類の入力内容の編集とゴミ箱移動をできないようにすることが可能です。
全従業員型(入力〜タイムスタンプ付与を各担当者が実施する場合)
機能利用のポイント
【業務例】 「受領/発行した書類ファイルが1つのファイルで、複数の取引書類がまとめられてしまっているため、分割してアップロードしたい。」
- 複数の取引書類が1つのファイルにまとめられている場合、ページ指定分割アップロード機能をご利用いただくと取り込み時に分割するだけで済みます。
【業務例】
「入力処理を済ませた書類は、部門長以外は編集やゴミ箱に移動できないようにしたい。」- ロック機能をお使いくと、ロック権限の方以外はロックされた書類の入力内容の編集とゴミ箱移動をできないようにすることが可能です。
書類確認業務
アップロード・入力された書類が電子帳簿保存法に対応できているか確認をします。
業務設計ポイント
- 経理部門の方や各部署に管理者の方を決めていただき、定期的に、エラーのご確認やタイムスタンプ付与が未対応なものの確認を実施してください。
- 書類確認の際には以下のポイントをご確認ください。
- タイムスタンプ付与エラーになっている書類がないか
- 入力済みになっており、タイムスタンプ付与が可能な書類に付与ができているか
- 不要な書類がアップロードされている場合は、ゴミ箱へ書類を移動をしてください。
機能利用のポイント
【業務例】
「タイムスタンプが付与エラーになってしまっている書類を見つけ出したい。」- 検索で「タイムスタンプ付与エラー」の項目を選択いただくと該当する書類を簡単に見つけられます。
【業務例】 「タイムスタンプ付与処理ができていない書類を見つけ出したい。」
- 検索で「入力ステータス」が「未入力」のものに絞り込んでいただくと、簡単に未入力書類が見つけられます。
【業務例】 「経理担当者が確認した書類にはチェックをつけておきたい。」
- 確認者の方が確認したかどうかを残す際には、確認機能をお使いいただき、確認者の方の確認スタンプを残していただくと管理しやすくなります。
【業務例】 「経理担当者が確認した書類にはチェックした書類（もしくはしていない書類）に絞って確認したい。」
- 検索で「確認状況」で担当者の方が確認したものに絞り込んでいただくと、簡単に該当の書類が見つけられます。
スキャン保存対応の業務フロー例
タイムスタンプ付与までの業務
電子帳簿保存法対応する必要のある書類をスキャン後、書類のアップロード・入力を行ってください。
入力が完了し、書類のステータスが入力済みに変更されるとタイムスタンプ付与が開始されます。
業務設計ポイント
- 書類が「電子取引」に該当するのか、「スキャナ保存」に該当するのかのルールを整備しておくことを推奨いたします。
- 書類をスキャンする際には、スキャン要件を満たすように複合機などの読取設定は「自動」などではなく「カラー」に変更いただき、読取解像度設定が300dpi以上になるように設定してください。
- 上記、詳細は「【共通】スキャナ保存要件がNGになった場合はどうしたらいいですか？」をご確認ください。
集約型(入力〜タイムスタンプ付与を特定担当者に集約する場合)
- 集約型運用の場合、書類をスキャンした方にて「書類のアップロードまで行うか、行わないか」をご検討ください。
- 「どこまで対応してもらうか」により、受け渡しに際したお役立ち機能の使い方が変わります。
書類の回収方法
- 書類の受け渡しを行い、受け取った方は書類アップロードへ進みます。
- 書類の受け渡しは、バクラク電子帳簿保存の機能をお使いいただくと便利です。
機能利用のポイント
【業務例】 「現場担当者にアップロードまではしてほしくない。経理担当者が、スキャンされた書類のファイルを回収して取り込む（アップロード）するものの選定を行い、入力処理を行いたい。」
書類をスキャンした方から書類を回収する場合、以下のようにメール受取機能をご活用いただくと、書類の受け渡しがスムーズになります。
＝活用例＝- メール受取機能を使い、メールアドレスを発行
- 複合機の設定で、スキャンしたファイルを指定のメールアドレスに送信できるようにに設定する
- 書類をスキャンする方（現場担当者）は、バクラクのアドレス宛にスキャンした書類を複合機から直接送信する
- 書類を取り込み（経理担当者）される方は、定期的にバクラクの受信メール一覧を確認し、取り込む必要のある書類の取り込みを行う
【業務例】 「書類をまとめてスキャンして、複合機からメールを送る作業をなるべく少なくしたい。」
- 複数書類をまとめて1ファイルとしてスキャンした際には、ページ指定分割アップロード機能をご利用いただくと取り込み時に分割するだけで済み、スキャンおよびメール送信の作業を少なくすることができます。
【業務例】 「経理担当者が入力処理を済ませた書類は、経理担当者以外では編集やゴミ箱に移動できないようにしたい。」
- ロック機能をお使いくと、ロック権限の方以外は、ロックされた書類の入力内容の編集とゴミ箱移動をできないようにすることが可能です。
全従業員型(入力〜タイムスタンプ付与を各担当者が実施する場合)
機能利用のポイント
【業務例】 「書類をまとめてスキャンして、複合機からメールを送る作業をなるべく少なくしたい。」
- 複数書類をまとめて1ファイルとしてスキャンした際には、ページ指定分割アップロード機能をご利用いただくと取り込み時に分割するだけで済み、スキャンおよびメール送信の作業を少なくすることができます。
【業務例】 「入力処理を済ませた書類は、部門長以外は編集やゴミ箱に移動できないようにしたい。」
- ロック機能をお使いくと、ロック権限の方以外は、ロックされた書類の入力内容の編集とゴミ箱移動をできないようにすることが可能です。
書類確認業務
アップロード・入力された書類が電子帳簿保存法に対応できているか確認をします。
業務設計ポイント
- 経理部門の方や各部署に管理者の方を決めていただき定期的に、エラーのご確認やタイムスタンプ付与が未対応なものの確認を実施してください。
- 書類確認の際には以下のポイントをご確認ください。
- スキャナ保存要件NG/タイムスタンプ付与エラーになっている書類がないか
- 入力済みになっており、タイムスタンプ付与が可能な書類に付与ができているか
- 不要な書類がアップロードされている場合は、ゴミ箱へ書類を移動をしてください。
機能利用のポイント
【業務例】
「スキャナ保存要件NG/タイムスタンプが付与エラーになってしまっている書類を見つけ出したい。」- 検索で「スキャナ保存要件NG/タイムスタンプ付与エラー」の項目を選択いただくと、該当する書類を簡単に見つけられます。
【業務例】 「タイムスタンプ付与処理ができていない書類を見つけ出したい。」
- 検索で「入力ステータス」が「未入力」のものに絞り込んでいただくと、簡単に未入力書類が見つけられます。
【業務例】
「経理担当者が確認した書類にはチェックをつけておきたい。」- 確認者の方が確認したかどうかを残す際には、確認機能をお使いいただき、確認者の方の確認スタンプを残していただくと管理しやすくなります。
【業務例】
「経理担当者が確認した書類にはチェックした書類（もしくはしていない書類）に絞って確認したい。」- 検索で「確認状況」で担当者の方が確認したものに絞り込んでいただくと、簡単に該当の書類が見つけられます。
■留意点 スキャナ保存要件がNGである場合には、再度スキャン・アップロードをお願いいたします。 （詳細はこちらをご確認ください）
電子帳簿保存法に関するご相談
業務設計時などに、具体的に保管される書類種別などに迷われた際など、電子帳簿保存法対応に際して、ご相談されたい場合は国税庁の問い合わせ窓口宛にご連絡いただくと、窓口担当の方より判断の方法をご説明いただけるかと存じます。
なお、弊社サポート窓口では、製品利用についてお困りごとや活用方法のみご案内可能です。
事務処理規定のご相談や、法関連のご相談にはご回答ができかねてしまいますことを、予めご了承くださいませ。
例）
どういった規定を設ければ良いか、どういった値を入力しておけば法対応できているか、などのご質問にはご回答できません。